ثبت شرکت – مراحل ، هزینه ها و مدارک

اگر اتفاقی وارد این صفحه نشده باشید، یا به دنبال ثبت شرکت هستید و دوست دارید در مورد مفاهیم کلی، قوانین، هزینه های ثبت شرکت و  البته روش‌های موجود بدانید؛ یا اینکه دوست دارید اطلاعات دقیق‌تری از قوانین مربوط به ثبت شرکت ها داشته باشید. به‌هرحال این مقاله به سؤال‌های شما پاسخ خواهد داد. ثبت شرکت هم مانند هر کار اداری دیگری، شامل مراحلی از کاغذبازی، قوانین و دستورالعمل‌هاست و البته هرکدام هم هزینه‌های مخصوص خود را دارند. خب اجازه بدهید بحث را با تعاریف ساده اما مهم اولیه شروع کنیم.

تعریف شرکت و انواع آن

کلمه‌ی شرکت می‌تواند به هر گروهی اطلاق ‌شود که با همکاری و مشارکت قصد دارند برای به سرانجام رساندن امری تلاش کنند؛ یعنی درواقع هر چندنفری که با هم یک مغازه یا کارگاه و یا هر نوع کسب‌وکار دیگری دارند، یک شرکت هستند؛ اما در تعریف عمومی‌تر، شرکت شامل هر نهاد قانونی است با فعالیت‌های مخصوص بازرگانی. درواقع باید این‌طور خلاصه کرد که شما به همراه یک یا تعداد بیشتری از دوستانتان می‌توانید بدون نیاز به هیچ تشریفاتی یک شرکت شکل بدهید، اما اگر می‌خواهید این شرکت قانونی و رسمی باشد، باید آن را ثبت کنید. اینجا همان‌جایی است که سر و کارتان به مراحل و هزینه های ثبت شرکت خواهد افتاد.

اما بیایید کمی با انواع شرکت ها آشنا شویم. کلی‌ترین دسته‌بندی، شرکت‌ها را دو گروه می‌کند؛ شرکت های تجاری و مدنی.

شرکت های مدنی

در تعریف شرکت مدنی آمده است که «عبارت است از اجتماع حقوق مالکین متعدد در شیء واحد به نحو اشاعه». این شرکت‌ها قصد فعالیت تجاری و بازرگانی ندارند، و با شکل‌گیری شرکت هیچ شخصیت حقوقی خلق نمی‌شود.

شرکت های تجاری

این شرکت‌ها بر اساس قوانین تجاری شکل گرفته‌اند، به فعالیت‌های تجاری و بازرگانی مشغول‌اند و هدف آن‌ها کسب سود و منفعت و تقسیم این سود بین اعضاست. شرکت های تجاری شامل هفت زیرگروه هستند، که معمولاً به عنوان انواع شرکت شناخته می‌شوند.

شرکت سهامی

این گروه خود شامل دو بخش جداگانه است. شرکت سهامی عام و شرکت سهامی خاص. شرکت های سهامی خاص حداقل به سه عضو احتیاج دارند که سمت‌های مدیرعامل، رئیس هیئت‌مدیره و نائب رئیس را بر عهده بگیرند. همچنین وجود دو بازرس در این شرکت‌ها الزامی است. حداقل سرمایه لازم نیز یک میلیون ریال است.

شرکت با مسئولیت محدود

اگر قصد ثبت شرکت بازرگانی دارید به احتمال زیاد شرکت با مسئولیت محدود، بهترین گزینه برای شما خواهد بود. برای ثبت این شرکت حداقل باید دو شریک وجود داشته باشد و حداقل سرمایه مورد نیاز نیز یک میلیون ریال است.

شرکت تضامنی

در شرکت های تضامنی، بنیان‌گذاران اصلی شخصاً در قبال تمام بدهی‌های شرکت مسئول هستند. برای همین این نوع شرکت‌ها در جلب اعتماد مشتریان موفق‌ترند، چرا که مشتریان می‌دانند در صورتی که مشکلی برای شرکت پیش بیاید، طرف حساب آن‌ها با چند شخص حقیقی طرف هستند و صاف شدن بدهی‌ها محتمل‌تر است.

شرکت مختلط غیر سهامی

در این نوع از شرکت‌ها دو گروه ذینفع وجود دارد. شرکای سهامی که سرمایه‌ی آن‌ها به شکل سهامی تغییر پیدا کرده و مسئول قروض و بدهی‌ها خواهند بود، و شرکای ضامن که سرمایه‌ی آن‌ها به حالت سهامی درنیامده و بیش از میزان سهم خود مسئولیتی ندارند.

شرکت مختلط سهامی

این شرکت‌ها ترکیبی از شرکت های سهامی و شرکت های تضامنی هستند. در شرکت مختلط سهامی، مقررات شرکت تضامنی برای شرکای ضامن و قوانین شرکت سهامی برای شرکای سهامی جاری می‌گردد.

شرکت نسبی

در شرکت های نسبی ، میزان مسئولیت شرکا درست به نسبت سهم آن‌ها از کل سهام شرکت است؛ یعنی کسی که نصف سهام یک شرکت نسبی را دارد دو برابر کسی که ربع سهام آن را دارد، در مقابل بدهی‌ها مسئول است.

شرکت تعاونی تولید و مصرف

شرکت های تعاونی توسط گروهی از افراد که هم صنف هستند، یا به سبب یک تناسب اجتماعی (همسایگی، روابط فامیلی و …) گرد هم آمده‌اند شکل می‌گیرند تا از طریق مشارکت، دسترسی به کالاها و خدمات را برای اعضا تسهیل کنند. از آنجایی که این شرکت‌ها متکی به افرادند و نه سرمایه موجود، حق رأی تمام افراد بی‌توجه به میزان سهام با هم برابر است.

مراحل ثبت شرکت

ثبت شرکت هم همان‌طور که می‌توانید حدس بزنید مثل هر کار اداری دیگری، مجموعه‌ای است از دوندگی، فرم پر کردن و امضا شدن و پرداخت هزینه‌ها و انتظار و انتظار و انتظار. خوشبختانه طی چند سال گذشته با راه‌اندازی سایت اداره‌ی ثبت شرکت‌ها این کار بسیار راحت‌تر از قبل شده است. خب بیایید با هم نگاهی به تک‌تک مراحل اصلی ثبت شرکت بیندازیم. اولین موضوع مهم، برای ثبت شرکت آشنایی کلی با کلمات و اصطلاحات این حوزه است؛ مثلا حتما باید قبل از اقدام آشنایی اولیه با انواع شرکت‌ها داشته باشید (قسمت قبل) تا بتوانید نوع شرکتی را که می‌خواهید ثبت کنید خوب بشناسید. بعد از انتخاب نوع شرکت، خواهید فهمید که به چه تعداد شریک نیاز دارید. خب اگر شرکایتان آماده هستند، از حالا به بعد تعدادی مرحله‌ی سر راست هست که باید پشت‌سر بگذارید. اول باید مدارک موردنیاز برای ثبت شرکتتان را آماده کنید.

مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت

با توجه به نوع شرکتی که انتخاب کرده‌اید، مدارک مورد نیاز قدری متفاوت خواهند بود. برای همین مدارک مورد نیاز برای ثبت هر نوع را جدا جدا با هم مرور می‌کنیم.

مدارک مورد نیاز ثبت شرکت سهامی عام

1. دو نسخه اساسنامه‌ی شرکت
2. دو نسخه اظهارنامه
3. دو نسخه صورتجلسه‌ی مجمع عمومی موسسین
4. دو نسخه صورتجلسه‌ی هیات مدیره
5. آگهی دعوت مجمع موسسین در روزنامه‌ی تعیین‌شده
6. فتوکپی شناسنامه‌ی مدیران (در مورد اشخاص حقوقی ارائه‌ی برگ نمایندگی الزامی است.)
7. گواهی بانکی مبنی بر واریز حداقل 35% سرمایه‌ی شرکت
8. مجوز یا موافقت اصولی یا مجوز از مراجع ذیصلاح در صورت نیاز

مدارک مورد نیاز ثبت شرکت سهامی خاص

1. دو نسخه اظهارنامه
2. دو نسخه اساسنامه
3. دو نسخه صورتجلسه‌ی مجمع عمومی موسسین
4. دو نسخه صورتجلسه هیات مدیره با امضای مدیران منتخب
5. کپی برابر اصل شناسنامه‌ی تمام اعضای هیات مدیره، سهامداران و بازرسین
6. کپی برابر اصل کارت ملی تمام اعضای هیات مدیره، سهامداران و بازرسین
7. گواهی بانکی، از بانک محل حساب شرکت، مبتنی بر پرداخت حداقل 35% سرمایه شرکت
8. تقویم نامه کارشناس رسمی دادگستری (اگر آورده شرکت غیر منقول یا غیر نقدی منقول باشد.)
9. اصل سند مالکیت (اگر اموال غیر منقول جزء سرمایه شرکت باشد.)
10. گواهی عدم سوءپیشینه‌ی کیفری تمام اعضای هیات مدیره و بازرسان شرکت
11. اقرارنامه‌ی تمام اعضای هیات مدیره مبنی بر اینکه کارمند رسمی دولت نیستند، و مدیر عامل مبنی بر اینکه در شرکت دیگری سمت مدیریت عامل را به عهده ندارد.
12. امضاء وکالت‌نامه
13. اصل قیم‌نامه در صورتی که یکی از اعضا دارای اهلیت نباشد.
14. در صورتی که اعضا یا سهامداران شخص حقوقی باشند، کپی آگهی تاسیس، روزنامه‌ی رسمی، کپی روزنامه‌ی رسمی آخرین تغییرات، کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده‌ی نماینده‌ی شخص حقوقی
15. در صورت وجود سهامدار خارجی؛ برای شخص حقیقی، کپی برابر اصل پاسپورت و ترجمه‌ی رسمی آن، و برای شخص حقوقی، ارائه‌ی گواهی ثبت شرکت در مرجع ثبت‌شده‌ی آن کشور که مبین آخرین وضعیت شرکت و ترجمه‌ی رسمی آن باشد، همینطور اصل و ترجمه‌ی وکالت‌نامه
16. مجوز مربوط به فعالیت از مرجع ذی‌ربط در صورت نیاز

مدارک مورد نیاز ثبت شرکت با مسئولیت محدود

1. دو نسخه تقاضانامه‌ی ثبت شرکت ها با مسئولیت محدود
2. دو نسخه شرکت نامه
3. دو نسخه اساسنامه
4. دو نسخه صورت جلسه‌ی مجمع عمومی موسسین و هیات مدیره
5. فتوکپی شناسنامه کلیه شرکا و مدیران (اگر مدیر خارج از سهامداران انتخاب شود)
6. مجوز مربوط به فعالیت از مرجع ذی‌ربط در صورت نیاز

مدارک مورد نیاز ثبت شرکت تضامنی

1. دو نسخه تقاضانامه
2. دو نسخه شرکت نامه
3. دو نسخه اساسنامه
4. فتوکپی شناسنامه‌ی شرکا
5. مجوز از مراجع مربوط و ذیصلاح در صورت نیاز

مدارک مورد نیاز ثبت شرکت مختلط غیر سهامی

1. یک نسخه از شرکت نامه
2. یک نسخه از اساسنامه (در صورت وجود)
3. اسامی شرکت یا شرکای ضامن که سمت مدیریت دارند.

مدارک مورد نیاز ثبت شرکت مختلط سهامی

1. یک نسخه از شرکت نامه
2. یک نسخه از اساسنامه
3. اسامی مدیر یا مدیران شرکت
4. گواهی با امضای مدیر شرکت، با موضوع تعهد پرداخت تمام سرمایه و پرداخت واقعی حداقل یک سوم از آن
5. سوابق از تصمیمات مجمع عمومی برای موارد مذکور در مواد 40،41،44
6. گواهی با امضای مدیر شرکت، با موضوع پرداخت تمام سرمایه‌ی نقدی شرکای ضامن و تسلیم تمام سرمایه‌ی غیر نقدی با تعیین قیمت حصه‌های غیر نقدی

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت نسبی

1. یک نسخه از شرکت نامه
2. یک نسخه از اساسنامه (در صورت وجود)
3. رعایت نکات زیر در تنظیم مدارک:

• شرکت‌نامه برابر قانون تنظیم‌شده باشد.
• تمام سرمایه نقدی شرکت پرداخت شود.
• سهم شراکت غیر نقدی شرکت با رضایت همه شرکاء ارزیابی و تسلیم شده باشد.
• منافع حاصله به نسبت سهم شراکت هر شریک تقسیم می‌شود مگر اینکه بموجب شرکت‌نامه ترتیب دیگری وضع شده باشد.
• مسئولیت مدیر یا مدیران شرکت در مقابل شرکاء مانند مسئولیت وکیل در مقابل موکل است.
• شرکاء باید از بین خود و یا از خارج حداقل یک نفر را به‌عنوان مدیر شرکت تعیین کنند.

مدارک مورد نیاز ثبت شرکت تعاونی

1. صورتجلسه‌ی تشکیل مجمع موسس و اولین مجمع عمومی عادی و اسامی اعضا و هیات مدیره‌ی منتخب و بازرسان و مدیر عامل شرکت
2. اساسنامه‌ی مصوب مجمع عمومی
3. دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی
4. درخواست کتبی ثبت
5. طرح پیشنهادی و ارائه‌ی مجوز وزارت تعاون
6. رسید پرداخت مقدار لازم التادیه‌ی سرمایه، طبق اساسنامه
7. مدارک دعوت تشکیل اولین جلسه‌ی مجمع عمومی عادی (موضوع بند 2 ماده ی 32)
8. موافقت‌نامه‌ی تشکیل شرکت یا اتحادیه (تبصره‌ی ماده ی 51)
9. مجوز ثبت شرکت یا اتحادیه (بند 28 ماده ی 66 و بند 4 ماده ی 51)

مدارک مورد نیاز برای اخذ پروانه تاسیس شرکت تعاونی

1. فتوکپی مدارک ثبت تعاونی که از مرجع ثبت دریافت شده است.
2. نسخه‌ای از روزنامه رسمی که آگهی تشکیل شرکت تعاونی در آن چاپ شده است.
3. تقاضانامه برای اخذ پروانه تاسیس که به عنوان اداره تعاون نوشته شده است.

انجام مراحل ثبت در سایت ثبت شرکت ها

حالا باید وارد سایت ثبت شرکت ها شوید و اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید. اولین مرحله برای ثبت درخواست ثبت شرکت، تکمیل اطلاعات درخواست کننده است. مراحل ثبت و درج اطلاعات در این سایت به این شرح است.

• واردکردن شماره ملی برای ایرانی‌ها و شماره گذرنامه برای خارجی‌ها.
• معلوم کردن نوع شرکت
• واردکردن اطلاعات شخصی متقاضی (نام، نام خانوادگی،…)
• درج کردن سمت متقاضی
• ثبت اطلاعات شخص امضاکننده‌ی دفتر. (کسی که اطلاعات شرکت را در اداره ثبت شرکتها تأیید می‌کند)
• واردکردن سمت امضاکننده دفتر
• ثبت پنج نام انتخابی برای شرکتی که قصد تاسیسش را دارید به ترتیب اولویت. فقط حواستان باشد اسامی انتخابی:

1. 1. خارجی نباشند.
   2. پیش از این ثبت نشده باشند.
   3. معنا و مفهوم داشته باشند.
   4. با فرهنگ انقلاب اسلامی مطابقت داشته باشند.

• ثبت موضوع شرکت، نوع فعالیت و مدت زمان فعالیت آن
• ثبت آدرس اصلی شرکت، همراه با کد پستی و تلفن ثابت
• درج سرمایه شرکت
• واردکردن تعداد و ارزش سهم هر شرکت
• انتخاب گزینه وجود یا عدم فعالیت‌هایی که نیازمند مجوز از سازمان‌های خاص هستند.
• واردکردن اطلاعات شخصی اعضای شرکت. (نام و نام خانوادگی و …)
• ثبت تاریخ شروع سمت، مدت تصدی، مدت اعتبار و …
• پر کردن اطلاعات مربوط به نماینده یا نمایندگان قانونی
• درج اطلاعات مرتبط با شعب، در صورت وجود
• واردکردن اطلاعت مربوط به سال مالی، و اطلاعات روزنامه شرکت
• ثبت اطلاعات اظهارنامه، اساسنامه و شرکت‌نامه
• تایید مدارک مورد نیاز، پذیرش نهایی و اخذ رسید پذیرش اینترنتی
• سپس مدارک سایت را پرینت کنید و به امضای تمام اعضا برسانید
• سایت ثبت شرکت‌ها در انتها یک شماره ثبت به شما می‌دهد که برای چاپ در روزنامه به آن احتیاج دارید

پس از اتمام مراحل در سایت ثبت شرکت ها

بعد از اینکه تمام مراحل بالا را در سایت ثبت شرکت ها انجام دادید و رسید پذیرش اینترنتی گرفتید، باید نسخه‌های اصلی صورت‌جلسه‌های تنظیم‌شده و ضمیمه‌های آن‌ها را امضا کنید و سپس با پست سفارشی به آدرس موجود در تاییدیه‌ی پذیرش بفرستید. بعد از ارسال مدارک ممکن است سه حالت اتفاق بیافتد. نقص پرونده، رد پرونده، یا صدور آگهی.

مراجعه به شرکت ثبت

درخواست ثبت شرکت را در دو نسخه همراه با ضمایم تسلیم متصدی ثبت می‌کنید. متصدی یک نسخه از آن را در پرونده ضبط می‌کند و مندرجات آن را در دفتر مخصوص ثبت شرکت ها به ثبت می‌رساند. متصدی نسخه دوم را با قید تاریخ و شماره ثبت پس از امضاء و مهر به متقاضی برمی‌گرداند. سپس صاحبان امضاء مجاز، دفتر مخصوص را امضاء می‌کنند. ثبت شدن در این دفتر مانند ثبت سند در دفترخانه اسناد رسمی است زیرا با توجه به ماده 5 اصلاح آیین‌نامه ثبت شرکت ها، اداره ثبت شرکت ها در تهران و اداره ثبت شرکت ها در شهرستان‌ها، قائم مقام دفترخانه‌های رسمی در ثبت شرکت ها هستند.

چاپ آگهی در روزنامه رسمی

به عنوان آخرین مرحله جهت ثبت رسمی و قانونی، درج آگهی شرکت در روزنامه رسمی است. براساس ماده 197 ق.ت خلاصه شرکت‌نامه و ضمیمه‌های آن باید ظرف ماه اول تشکیل هر شرکت اعلان رسمی ‌شود.

هزینه های ثبت شرکت

هزینه های ثبت شرکت بسته به نوع شرکتی که قصد ثبت آن را دارید و همچنین مجموعه‌ای از عوامل دیگر متفاوت خواهد بود. هزینه‌های ثبت یک شرکت شامل هزینه‌ی تمبرهای ثبتی و مالیاتی، پست، حق ثبت و … است. اگر بخواهیم هزینه‌های ثبت شرکت را مرحله‌ به‌ مرحله ذکر کنیم، شامل این موارد خواهند بود.

هزینه انتخاب اسم شرکت

این هزینه 4 هزار تومان است. شما باید فیش واریزی مبلغ به حساب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در بانک ملی را همراه با دیگر مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنید.

هزینه پست مدارک شرکت

پس از جمع‌کردن تمام مدارک باید پرونده‌ی خودتان را از طریق باجه‌های پستی مشخصی برای اداره‌ی ثبت شرکت ها ارسال کنید. در حال حاضر هزینه ارسال مدرک در تهران بیش از 20 هزار تومان است. البته این هزینه برای ده برگ است و به ازای هر برگ اضافه باید 700 تومان دیگر بپردازید.

هزینه حق ثبت

هزینه حق ثبت برای حداقل سرمایه که 100 هزار تومان است مقدار مشخصی است که با افزایش سرمایه تا 100 میلیون تومان به صورت تصاعدی افزایش پیدا خواهد کرد و برای مقادیر سرمایه بیشتر از این مقدار، هزینه حق ثبت ثابت خواهد بود. حق ثبت که درواقع هزینه‌ی ابطال فیش سرمایه است، طبق تعرفه‌های اداره‌ی ثبت شرکت ها محاسبه خواهد شد.

هزینه چاپ آگهی در روزنامه‌ی محلی

برای ثبت شرکت، باید در دو مرحله این موضوع را در روزنامه جاپ کنید. بار اول در یک روزنامه‌ی محلی آگهی چاپ خواهد شد. هزینه‌ی این چاپ را شما در اداره‌ی ثبت شرکت ها پرداخت می‌کنید. بار دوم باید یک آگهی در روزنامه رسمی کشوری ثبت کنید که هزینه آن را اینترنتی پرداخت خواهید کرد.

هزینه پوشه، پاکت، گیره و دیگر متعلقات پرونده

رای تشکیل پرونده‌ی شما به چیزهای مثل پوشه و پاکت احتیاج است که باید هزینه‌ی آن‌ها را بپردازید. این هزینه معمولاً بیشتر از چند هزارتومان نیست.

هزینه چاپ آگهی در روزنامه رسمی کل کشور

بعد از اتمام مراحل ثبت شرکت باید درخواست چاپ آگهی در روزنامه رسمی کشوری را بدهید. این درخواست از طریق از سامانه روزنامه رسمی کشوری انجام خواهد شد. نحوه محاسبه هزینه این آگهی به نوع شرکت شما، تعداد کلمات و سطرهای متن آگهی و تعداد اعضا و شرکا بستگی دارد. شما می‌توانید هزینه را به صورت آنلاین در همان سامانه پرداخت کنید.

هزینه پلمب دفاتر تجاری شرکت

پس از اتمام مراحل ثبت شرکت و پرداخت هزینه ثبت روزنامه رسمی، یک ماه فرصت دارید، برای پرداخت هزینه پلمب دفاتر تجاری شرکت و دریافت آن‌ها اقدام کنید. دفاتر تجاری شرکت درواقع شامل دفتر کل و روزنامه می‌باشند که ملاک دارایی شما در زمان محاسبه مالیات بردرآمد سالانه هستند. برای همین اداره ثبت شرکت‌ها آن‌ها را پلمب می‌کند.

هزینه تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی

برای این کار ابتدا باید مبلغ دوهزارم سرمایه شرکت را به حساب اداره امور مالیاتی و دارایی واریز کنید، و سپس با پرداخت فیش‌های مربوط به تشکیل پرونده و گرفتن کد اقتصادی، برای گرفتن مدارک مورد نیاز اقدام کنید.

جدول هزینه های مربوط به هرکدام از اقدامات یا انواع شرکت

همان‌طور که می‌بینید ثبت شرکت اگرچه مراحل مشخص و منظمی دارد، اما پیچیدگی‌هایی هم دارد که کار را کمی سخت می‌کند. تازه، بگذریم از زمانی که ممکن است به خاطر اشتباه در پر کردن فرم‌ها، ارسال مدارک یا نقص پرونده و دیگر مشکلات مشابه از دست بدهیم. همین‌جاست که شرکت ثبتی مناسب می‌تواند تمام مراحل را با دقت و بی‌اشتباه برایمان انجام دهد و باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها شود. شما می توانید با مستر ثبت تماس بگیرید و ضمن دریافت مشاوره رایگان از کارشناسان ما کوتاهترین مسیر را در ثبت شرکت انتخاب کنید و در اسرع وقت شرکت خود را به ثبت برسانید.